Outlook je populární software pro správu e-mailů vyvinutý společností Microsoft Corporation. Každý uživatel aplikace Outlook používá e-mailovou schránku k ukládání a odesílání e-mailů, příloh a dalších dat. Jak se však zvyšuje tok e-mailů, objem e-mailové schránky se může rychle zaplnit, což může vést k nedostatku místa a problémům s ukládáním nových e-mailů.
Pokud máte potřebu zvětšit e-mailovou schránku v aplikaci Outlook, existuje několik způsobů, jak můžete použít. V tomto článku se podíváme na několik metod, jak zvětšit dostupný prostor pro ukládání vašich e-mailů. Tyto metody vám pomohou obejít omezení a uložit všechny důležité e-maily a soubory do poštovní schránky aplikace Outlook.
Metoda 1: archivace e-mailů a příloh
Jedním z nejjednodušších způsobů, jak zvětšit e – mailovou schránku v aplikaci Outlook, je archivace starých e-mailů a příloh. Namísto ukládání všech e-mailů do hlavní složky Doručená pošta můžete vytvořit speciální složky pro archivní e-maily a přenést tam staré zprávy. Díky tomu budete stále moci snadno najít a zobrazit archivní dopisy, ale nebudou zabírat místo v hlavní poštovní schránce.
Příkladem složky pro archivní e-maily může být složka s názvem archiv, kterou vytvoříte na svém e-mailovém serveru. Chcete-li přesunout e-maily do archivní složky, jednoduše zvýrazněte požadované e-maily a přetáhněte je do vytvořené složky.
Zvětšení e-mailové schránky v aplikaci Outlook
Kapacita e-mailové schránky v aplikaci Outlook může být omezena, zvláště pokud používáte bezplatnou verzi. Existuje však několik způsobů, jak zvětšit velikost poštovní schránky, abyste mohli uložit více důležitých zpráv a příloh.
- Zkontrolujte svůj aktuální úložný prostor. V aplikaci Outlook můžete zjistit, kolik prostoru je již obsazeno ve vaší poštovní schránce. Chcete-li to provést, otevřete Nastavení účtu a přejděte na kartu velikost poštovní schránky. Pokud jste blízko limitu, musíte uvolnit místo.
- Odstraňte staré e-maily a přílohy. Jedním ze způsobů, jak zvýšit objem e-mailové schránky, je odstranění nepotřebných zpráv a souborů. Pravidelně procházejte a archivujte staré zprávy nebo je přeneste do složky archivu. Také, odstraňte nepotřebné přílohy a uložte pouze ty nejdůležitější soubory.
- Optimalizujte velikost příloh. Pokud máte e-maily s velkými přílohami často, zkuste změnit jejich velikost. Můžete například zmenšit velikost fotografií nebo použít služby cloudového úložiště k odesílání a ukládání velkých souborů.
- K ukládání souborů použijte externí služby. Pokud potřebujete neustále odesílat a ukládat velké soubory, zvažte použití externích úložných služeb, jako je Dropbox nebo Disk Google. Odkaz na soubor můžete poslat ve svých e-mailech, čímž se poštovní schránka zbaví velkých příloh.
- Obraťte se na správce nebo poskytovatele služeb. Pokud používáte účet Outlook poskytovaný vaším zaměstnavatelem nebo poskytovatelem služeb, možná mohou na vaši žádost zvětšit velikost poštovní schránky. Kontaktujte je pro další informace.
Dodržováním těchto tipů a implementací vhodných metod budete moci zvýšit úložný prostor ve své e-mailové schránce aplikace Outlook a uložit více zpráv, aniž byste museli neustále mazat staré e-maily.
Jak zvětšit dostupný prostor
Pokud zjistíte, že dostupný prostor ve vaší e-mailové schránce v aplikaci Outlook začíná mizet, existuje několik způsobů, jak jej zvětšit:
- Odstraňte nepotřebné e-maily a přílohy
- Vymažte složku smazané položky
- Archivujte staré dopisy a přílohy
- Zvyšte velikost poštovní schránky v Nastavení Aplikace Outlook
Pravidelně odstraňujte nevyžádané e-maily a přílohy, zvláště pokud zabírají spoustu místa. Složku smazané položky můžete také vymazat, čímž se uvolní další prostor.
Pokud máte důležité e-maily a přílohy, které nechcete smazat, můžete je archivovat. Vytvořte archivní složku a přesuňte tam staré e-maily a přílohy. Tímto způsobem si informace uložíte, ale uvolníte místo v hlavní poštovní schránce.
Pokud žádná z výše uvedených metod nevyřeší problém nedostatku prostoru, můžete v Nastavení Aplikace Outlook zvětšit velikost své e-mailové schránky. Obraťte se na poskytovatele e-mailu nebo správce systému, abyste zjistili, jak na to.