Microsoft Outlook 2010 je výkonný e-mailový program, který poskytuje mnoho možností pro správu Vašich e-mailů, kontaktů a úkolů. Jednou z takových možností je vytvoření archivů, které vám pomohou uspořádat a uložit starou poštu, abyste zmenšili velikost poštovní složky a zlepšili výkon programu.
Vytvoření archivu v aplikaci Outlook 2010 je velmi jednoduché. Stačí se řídit několika kroky. Nejprve otevřete Outlook a vyberte složku, kterou chcete archivovat. Poté klikněte pravým tlačítkem na vybranou složku a vyberte možnost "archivovat".
Poté se zobrazí dialogové okno, kde můžete vybrat datum, před kterým chcete zprávy archivovat. Můžete také vybrat složku, do které bude archiv uložen, a nakonfigurovat další možnosti archivace. Klikněte na tlačítko" OK " a Outlook začne vytvářet archiv.
Po dokončení archivace budete moci svůj archiv najít v části archivované složky v navigačním poli aplikace Outlook. Zprávy z archivu budete moci prohlížet, vyhledávat a obnovovat stejným způsobem jako z hlavní poštovní složky. Vytváření archivů vám pomůže uspořádat poštu a udržet cenné zprávy v bezpečí.
Otevření Outlooku 2010
1. Klikněte na tlačítko Start v levém dolním rohu plochy.
2. Do vyhledávacího pole zadejte "Outlook 2010" a v seznamu výsledků vyberte aplikaci.
3. Počkejte na stažení aplikace Outlook 2010. Poté se zobrazí uvítací okno, kde budete muset nastavit svůj e-mailový účet.
4. Zadejte svůj e-mail a heslo do příslušných polí a klikněte na tlačítko Další. Pokud jste e-mailový účet ještě nakonfigurovali, můžete kliknout na tlačítko "Zrušit" a nakonfigurovat jej později.
5. Počkejte na dokončení nastavení účtu. Poté uvidíte hlavní okno aplikace Outlook 2010 s vašimi e-maily, kontakty a kalendářem.
Nyní můžete začít používat Outlook 2010 k odesílání a přijímání e-mailů, schůzek a vytváření kontaktů. Dobrou práci!
Vytvoření nové složky archivu
Kroky k vytvoření nové složky archivu v aplikaci Outlook 2010:
- Otevřete Outlook 2010. Spusťte Outlook 2010, pokud ještě není spuštěn.
- Přejděte na kartu Soubor. Klikněte na kartu Soubor v levém horním rohu okna aplikace Outlook.
- Vyberte"Informace". V nabídce Soubor vyberte Informace.
- Klikněte na "Nastavení účtu archivu". V části " Informace "vyhledejte v dolní části stránky tlačítko" Konfigurace účtu archivu " a klikněte na něj.
- Vyberte"Vytvořit". V okně "Možnosti účtu archivu", které se otevře, klikněte na tlačítko "Vytvořit".
- Zadejte název složky archivu. V okně, které se zobrazí, zadejte požadovaný název nové složky archivu a klikněte na tlačítko "OK".
Nyní máte novou složku archivu, do které můžete přesouvat a ukládat staré zprávy, aby nezasahovaly příchozí zprávy ve složce Doručená pošta.
Přesun e-mailů do složky archivu
Přesun e-mailů do složky archivu v aplikaci Outlook 2010 vám umožní uspořádat poštu a zlepšit její strukturu a dostupnost. Můžete přesouvat e-maily, které již byly přečteny nebo nevyžadují aktivní pozornost do samostatné složky archivu, abyste uvolnili hlavní složku doručených zpráv.
Chcete-li přesunout dopis do složky archivu, postupujte podle těchto jednoduchých kroků:
- Otevřete Outlook 2010 a přejděte do sekce s dopisem, který chcete přesunout.
- Zvýrazněte dopis kliknutím na něj.
- Kliknutím pravým tlačítkem myši na vybraný e-mail otevřete kontextovou nabídku.
- V kontextové nabídce vyberte možnost Přesunout a poté vyberte složku archivu, do které chcete dopis přesunout.
Po provedení těchto kroků bude vybraný e-mail přesunut do složky archivu. Složku archivu můžete uspořádat vytvořením podsložek a pohybem e-mailů v nich. To pomůže udržet vaši poštu v dobrém pořádku a usnadní vám v budoucnu hledání potřebných informací.
Organizace složky archivu
Při vytváření archivu v aplikaci Outlook 2010 je důležité správně uspořádat složku archivu, abyste usnadnili vyhledávání a správu archivovaných zpráv.
1. Vytvoření hlavní složky archivu:
Před zahájením archivace se doporučuje vytvořit hlavní složku archivu, která bude obsahovat všechny ostatní složky s archivovanými zprávami. Proto:
- Otevřete Outlook 2010 a vyberte složku "e-mailová schránka" nebo jakoukoli jinou složku, ve které chcete vytvořit archiv.
- Klikněte pravým tlačítkem na vybranou složku a vyberte položku nabídky Nová složka.
- Zadejte název složky archivu, například "archiv", a stiskněte klávesu Enter.
2. Vytvoření podsložek archivu:
Aby byl archiv organizovanější, můžete vytvořit podsložky v hlavní složce archivu. Můžete například vytvořit podsložky podle roku nebo podle kategorií zpráv. Proto:
- Otevřete hlavní složku archivu.
- Klikněte pravým tlačítkem na složku archivu a vyberte položku nabídky Nová složka.
- Zadejte název podsložky, jako je " 2019 "nebo" práce", a stiskněte klávesu Enter.
- Opakujte tyto kroky k vytvoření všech potřebných podsložek.
3. Přenos zpráv do archivu:
Nyní můžete přenést zprávy z hlavní složky nebo jiných složek do vytvořených podsložek archivu. Proto:
- Vyberte zprávy, které chcete archivovat.
- Přetáhněte vybrané zprávy do příslušného podsložky archivu.
Poznámka: Pokud chcete automatizovat proces archivace, můžete nastavit pravidla archivace v aplikaci Outlook 2010. To umožní automaticky přesouvat zprávy do archivu v závislosti na daných kritériích.
Vytvoření a uspořádání složky archivu v aplikaci Outlook 2010 vám pomůže uložit a uspořádat váš e-mail, což usnadňuje přístup k archivovaným zprávám a usnadňuje jejich správu.
Vyhledávání a obnovení e-mailů z archivu
Když vytvoříte archiv v aplikaci Outlook 2010, všechny vybrané e-maily se přesunou do samostatného souboru, což pomáhá snížit objem e-mailové schránky a zlepšuje výkon programu. Někdy však může být nutné obrátit se na archivní e-maily a v takovém případě můžete použít funkci vyhledávání a obnovení.
Chcete-li začít, otevřete Outlook 2010 a v horní liště nabídky vyberte sekci složky. Poté vyberte "Hledat ve všech složkách" a zadejte klíčové slovo nebo větu související s dopisem, který hledáte. Stiskněte klávesu "Enter" nebo klikněte na tlačítko "Najít" pro spuštění vyhledávání.
Outlook 2010 vyhledá všechny složky, včetně archivu, a zobrazí výsledky jako seznam e-mailů. Pokud jste našli požadovaný e-mail, klikněte na něj pravým tlačítkem a vyberte "Obnovit", abyste jej přesunuli zpět do hlavní schránky.
Pokud se výsledky vyhledávání nezobrazují, ujistěte se, že jste vybrali možnost vyhledávání ve všech složkách, nejen v aktuální složce. Zkontrolujte také pravopis klíčového slova nebo věty.
V některých případech, pokud nemůžete najít požadovaný e-mail v archivu, může být smazán nebo přesunut do jiné složky. V takovém případě použijte funkci "zrušit smazání" nebo vyhledejte e-mail v jiných složkách aplikace Outlook 2010.
Vyhledávání a obnovení e-mailů z archivu v aplikaci Outlook 2010 je tedy poměrně jednoduché. Postupujte podle těchto kroků a můžete snadno přistupovat k archivním e-mailům, které jste dříve přesunuli do archivního souboru.