Microsoft Outlook je jedním z nejpopulárnějších e-mailových klientů, který používají miliony uživatelů po celém světě. V průběhu času se však pošta může hromadit, což vede k přetečení zásuvky a ztěžuje nalezení správných e-mailů. Pokud se s tímto problémem setkáte, nezoufejte - v tomto článku vám řekneme, jak rychle a efektivně vyčistit veškerou poštu z aplikace Outlook.
Prvním krokem je přehledná organizace pošty. Místo toho, abyste odstranili všechny e-maily najednou, pečlivě zkontrolujte obsah zásuvky a vytvořte složky podle svých potřeb. Můžete například vytvořit složky pro práci, osobní korespondenci, reklamní zprávy atd. To vám pomůže snadněji se zorientovat v poště a rychle najít požadovaný e-mail později.
Druhým krokem je odstranění nepotřebných e-mailů. Přejděte do složky, která obsahuje e-maily, které chcete smazat, a označte je skupinou nebo po jednom. Poté klikněte na tlačítko" Odstranit", abyste se jich definitivně zbavili. Pokud máte mnoho e-mailů k odstranění, doporučuje se použít vyhledávání a filtry k rychlému zvýraznění a odstranění nevyžádaných e-mailů.
Proč byste měli vymazat veškerou poštu z aplikace Outlook?
Outlook se od ostatních e-mailových klientů liší svou výkonnou funkčností a uživatelsky přívětivým rozhraním. V průběhu času se však ve schránce může hromadit obrovské množství dopisů, což má za následek několik negativních důsledků.
Za prvé, přeplněná e-mailová schránka ztěžuje hledání potřebných zpráv. Nedostatek filtračního systému a organizace e-mailů může vést ke ztrátě důležitých dokumentů nebo informací.
Za druhé, vyplněná e-mailová schránka může zpomalit Outlook, protože jeho otevření a zpracování bude vyžadovat více času a systémových prostředků.
Ukládání velkého množství e-mailů může navíc vést k úniku citlivých informací, zvláště pokud máte e-maily s osobními nebo finančními údaji. Možnost přístupu k poště od náhodných třetích stran, v případě ztráty zařízení nebo hacknutí účtu, činí čištění pošty důležitým bezpečnostním opatřením.
Pravidelné čištění e-mailové schránky v aplikaci Outlook je tedy nezbytným postupem pro zajištění snadného používání programu, urychlení provozu, zachování soukromí a zabránění ztrátě důležitých dat.
Krok 1: Otevřete Outlook a přejděte do e-mailové schránky
Prvním krokem je otevřít aplikaci Outlook v počítači. Pokud byl zástupce aplikace vytvořen, můžete jej najít v nabídce Start nebo na ploše.
Po otevření aplikace Outlook se budete muset přihlásit do své schránky. Chcete-li to provést, zadejte svou e-mailovou adresu a heslo do příslušných polí na přihlašovací stránce.
Pro úspěšné přihlášení do e-mailové schránky se ujistěte, že zadáváte své přihlašovací údaje správně. Pokud máte problémy se vstupem, kontaktujte svého správce systému nebo poskytovatele e-mailu pro pomoc.
Krok 2: Vytvořte novou složku pro uložení důležité pošty
Jakmile odstraníte nevyžádané zprávy, je důležité vytvořit novou složku pro uložení důležité pošty. V této složce budete moci uložit všechny požadované zprávy, abyste je během čištění pošty neztratili.
Chcete-li vytvořit novou složku, postupujte takto:
| 1. | Otevřete Outlook a v horní nabídce vyberte kartu složky. |
| 2. | Klikněte na tlačítko"Nová složka". |
| 3. | Zadejte název nové složky a stiskněte klávesu Enter. |
| 4. | Nová složka bude automaticky přidána do seznamu složek vlevo. |
Nyní můžete přetáhnout a uložit důležité zprávy do nové složky pro snadný přístup a organizovanější práci s poštou.
Krok 3: Seřadit poštu a vybrat zprávy, které chcete smazat
Jakmile označíte e-maily, které chcete smazat, musíte poštu Seřadit, aby bylo snazší vybrat požadované zprávy. Outlook má několik způsobů třídění:
- Řazení podle data: Klikněte na záhlaví sloupce Datum v horní části okna pošty. Dopisy budou seřazeny podle data od nejnovějších po nejstarší nebo naopak.
- Řazení podle odesílatele: Klikněte na záhlaví sloupce " Od " pro třídění podle odesílatele. Dopisy budou seřazeny abecedně podle e-mailové adresy odesílatele.
- Řazení podle velikosti: Kliknutím na záhlaví sloupce "Velikost" seřaďte e-maily podle jejich velikosti. Dopisy budou seřazeny od největších po nejmenší nebo naopak.
Vyberte požadované e-maily, které chcete odstranit zaškrtnutím. Pokud chcete odstranit všechny e-maily, můžete vybrat zaškrtnutí v levém horním rohu okna pošty, vedle položky "Zprávy".
Jakmile vyberete všechny e-maily, které chcete odstranit, klikněte na tlačítko "Odstranit" nebo použijte klávesovou zkratku "Shift + Delete". Poté budou vybrané e-maily přesunuty do složky Smazané položky.
Krok 4: Odstraňte vybrané zprávy ze složky
Když vyberete všechny zprávy, které chcete, je čas je smazat. Chcete-li to provést, můžete použít klávesu Delete na klávesnici nebo vybrat možnost "odstranit" z kontextové nabídky pravým tlačítkem myši.
Pokud máte mnoho zpráv a chcete je všechny smazat, můžete kliknout na první zprávu, poté stisknout Shift a vybrat poslední zprávu v seznamu. Všechny zprávy mezi prvním a posledním budou zvýrazněny. Poté jednoduše stiskněte Delete nebo vyberte "Odstranit".
Všimněte si, že smazané zprávy přejdou do složky Smazané a mohou být obnoveny v případě chybného smazání. Pokud chcete zprávy definitivně smazat, můžete později složku smazané vymazat. Tento krok je volitelný a můžete jej přeskočit, pokud chcete zanechat smazané zprávy ve složce smazané.
Krok 5: k odstranění spamu použijte automatické pravidlo
- Otevřete Outlook a klikněte na kartu Soubor.
- V nabídce vyberte "pravidla a upozornění" a klikněte na tlačítko "Nové pravidlo".
- Vyberte " Použít pravidla pro příchozí zprávy "a klikněte na"další".
- V okně, které se zobrazí, zaškrtněte " od koho obsahuje spam "a klikněte na"další".
- V seznamu dostupných akcí vyberte "Odebrat "a klikněte na"další".
- Zkontrolujte nastavení pravidla a klikněte na "Hotovo".
Nyní budou všechny přijaté zprávy obsahující známky spamu automaticky odstraněny z vaší e-mailové schránky, což vám usnadní život a zbaví se nepodstatných informací.
Krok 6: vymazat složku smazané položky
Jakmile přenesete všechny požadované zprávy do jiných složek a odstraníte nepotřebné, je čas vymazat složku smazané položky. Všechny zprávy, které smažete, se nejprve umístí do této složky, která zabírá další místo na vašem účtu.
Chcete-li vymazat složku smazané položky, postupujte podle následujících kroků:
| 1. | Otevřete složku "vzdálené položky", kterou najdete v seznamu složek vlevo v navigačním podokně. |
| 2. | Vyberte všechny zprávy v této složce kliknutím na zaškrtnutí vedle nich nebo pomocí klávesové zkratky Ctrl+a vyberte všechny zprávy. |
| 3. | Po výběru všech zpráv stiskněte na klávesnici klávesu Delete (odstranit) nebo použijte tlačítko Odebrat v horní liště nástrojů. |
| 4. | V okně potvrzení, které se zobrazí, vyberte možnost Odebrat pro konečné odstranění zpráv ze složky Smazané položky. |
Po provedení těchto kroků bude složka smazané položky zcela vymazána ze všech zpráv a vy uvolníte další místo na svém účtu Outlook.