Outlook je jedním z nejoblíbenějších e-mailových klientů, který poskytuje mnoho funkcí pro snadnou práci s e-mailem. Jedním z těchto užitečných nástrojů je možnost vytvářet šablony e-mailů. Šablona vám umožňuje ušetřit čas, zjednodušit proces vytváření e-mailů a učinit jejich vzhled profesionálnějším a úhlednějším.
Vytvoření šablony v e-mailu Aplikace Outlook je poměrně jednoduché. Nejprve otevřete Outlook a vyberte kartu "Vytvořit e-mail". V levém horním rohu formuláře pro vytvoření nového dopisu najdete tlačítko Soubor - klikněte na něj. V nabídce, která se zobrazí, vyberte možnost "přizpůsobit"; poté uvidíte kartu "vybrat šablonu" - klikněte na ni.
Je důležité poznamenat, že pro vytvoření šablony je nutné mít předem připravený dopis s požadovaným obsahem: text, struktura, obrázky atd. před zahájením procesu vytváření Zkontrolujte správnost a úplnost informací, které chcete zahrnout do šablony.
Vytvoření šablony v aplikaci Outlook Mail: krok za krokem pokyny
Krok 1: Otevřete Microsoft Outlook a vyberte kartu Soubor.
Krok 2: V nabídce, která se otevře, vyberte "Uložit jako" a vyberte formát "šablona aplikace Outlook" (.oft).
Krok 3: Vyplňte zamýšlený dopis informacemi, které chcete uložit do šablony. Nezapomeňte ponechat prostor pro zadávání konkrétních dat, která se budou lišit od dopisu k dopisu.
Krok 4: Jakmile vyplníte všechna potřebná pole, vyberte kartu Soubor a vyberte Uložit. Zadejte název souboru pro šablonu a uložte jej na vhodné místo.
Krok 5: Nyní, když máte připravenou šablonu, můžete ji použít. Stačí jej otevřít, vyplnit chybějící informace a odeslat e-mail.
To je všechno! Právě jste vytvořili šablonu v aplikaci Outlook Mail. Nyní máte praktický nástroj, který vám pomůže ušetřit čas a usnadnit odesílání e-mailů.
Výběr aplikace Outlook pro vytvoření šablony
Výběr aplikace Outlook pro vytvoření šablony e-mailů může záviset na vašich potřebách a preferencích. Microsoft Outlook nabízí několik možností, které mohou být užitečné při vytváření a používání šablon.
Zde je několik alternativ, které vám mohou vyhovovat:
- Microsoft Word: Pokud již znáte Microsoft Word, můžete jej použít k vytváření šablon v aplikaci Outlook. Výhodou této aplikace je, že nabízí bohaté možnosti formátování textu, vkládání obrázků a dalších prvků. Šablonu můžete vytvořit ve Wordu a uložit ji jako formát .msg nebo .oft, aby jej bylo možné snadno použít v aplikaci Outlook.
- Microsoft Outlook Template: Outlook také nabízí speciální typ souboru šablon .oft. Jedná se o formát souboru, který lze v aplikaci Outlook použít k vytvoření předem připravených šablon, které pak lze použít při psaní nových zpráv. Vytvoření šablony prostřednictvím tohoto typu souboru vám umožní uložit formátování, strukturu a další nastavení, což je užitečné při opětovném použití.
- Outlook Web App: Pokud dáváte přednost práci ve webové verzi aplikace Outlook, můžete použít aplikaci Outlook Web App k vytváření a používání šablon. Webová verze aplikace Outlook nabízí mnoho funkcí, včetně možnosti vytvářet a ukládat šablony pro budoucí použití.
Je důležité si ujasnit, že výběr aplikace Outlook pro vytvoření šablony závisí na vašich potřebách a úrovni znalosti softwaru. Doporučujeme vyzkoušet několik možností a vybrat si tu, která nejlépe vyhovuje vašim požadavkům a je pro vás pohodlná.
Krok 1: Otevření aplikace Outlook a výběr karty soubor
Chcete-li zahájit proces vytváření šablony v e-mailu Aplikace Outlook, otevřete v počítači aplikaci Outlook.
Po otevření aplikace vyberte v horní části okna kartu Soubor.
Na kartě Soubor uvidíte panel s různými možnostmi a nastaveními pro práci s vaší poštou.
Pokračujte v konfiguraci šablony podle pokynů v následujících krocích.
Krok 2: Vyberte "nový prvek" a "e-mail zpráva pomocí. "
Otevřete aplikaci Outlook a v levém podokně vyberte složku Pošta. Poté klikněte pravým tlačítkem na složku, ve které chcete vytvořit šablonu, a z kontextové nabídky vyberte "Nová položka".
V nabídce, která se otevře, vyberte " e-mailová zpráva pomocí. "a vyberte položku "prázdná šablona". To vám umožní vytvořit šablonu od začátku a přizpůsobit ji podle vašich potřeb.
Krok 3: Upravte šablonu a uložte ji pro budoucí zprávy
Po vytvoření hlavní šablony možná budete muset provést změny nebo přidat další informace. K tomu můžete použít nástroje pro úpravu šablony v aplikaci Outlook.
Chcete-li otevřít šablonu pro úpravy, vyberte položku nabídky Soubor v levém horním rohu okna aplikace Outlook a poté vyberte Otevřít - > šablony. V okně, které se otevře, vyberte ze seznamu požadovanou šablonu a klikněte na tlačítko "Otevřít".
Po otevření šablony můžete provést všechny potřebné změny. Změnit lze jak textové informace, tak formátování, přidávat obrázky a odkazy. Pro změnu textu můžete jednoduše kliknout na požadovanou oblast a zadat nové informace.
Když jsou provedeny všechny změny, můžete upravit šablonu. Chcete-li to provést, vyberte položku Soubor - > Uložit jako a zadejte název souboru. Je důležité vybrat místo pro uložení, které vám bude vyhovovat, jako je složka šablony v nabídce dokumenty. Poté klikněte na tlačítko"Uložit".
Upravená šablona bude nyní k dispozici pro použití v budoucích zprávách. Při vytváření nového e-mailu jej budete moci vybrat pomocí položky nabídky Soubor - > Nová zpráva a poté výběrem šablony ze seznamu v části šablony.
- Otevřete šablonu pro úpravy
- Proveďte potřebné změny šablony
- Uložte upravenou šablonu
- Při vytváření nové zprávy použijte šablonu